事務系職種一覧

【業務内容】

中小企業では来客の接待や、電話番、備品や商品・その他の資産管理、簡単な経理処理から決算処理と、従業員数が少ないこともあり非常に幅広い業務を要求される場合が想定されます。

つまりは、人事・総務・経理・ＩＴ等、大会社であれば各部署が担当するような業務を下手をすると一人でこなさなければならない可能性があります。

【経験・必要なスキル】

即戦力として経験者を求める企業と、未経験者を育てるタイプの企業があります。スキルとしては、Word、Excelの基本操作はもちろん、PowerPointやインターネット関連ソフトの簡単な操作ができることが望ましいです。簿記では３級、英検は３級は取っておきたいものです。

【知っておきたいこと】

将来的に専門職を狙っている場合でも、中小企業での経験は役に立ちます。
私は、１９歳〜約２年間、従業員１０人ほどの会社で勤めましたが、この時に接客や社会人としてのマナーなどを学びました。

【業務内容】

サポート業務を中心に、ファイリングから来客接待、Wordによる資料作成、Excelによるデータ入力、さらに庶務的な仕事まで、幅広い業務を含みます。

また、部署やグループに所属しますので、その部署の専門的な業務のサポートを行うこともあります。

自分から望めば部署間での移動も可能になることが多いので、様々な業務での専門性を身につけることも可能です。

【経験・必要なスキル】
未経験者を育てるタイプの企業がほとんどですが、専門的な部署でサポートのできるスキルを持っている経験者を採用する場合もあります。

Word、Excelの基本操作はもちろん、PowerPointやインターネット関連ソフトの簡単な操作、経理なら２級程度、重役秘書等であれば秘書検定１級

【知っておきたいこと】

大企業の場合あまり事務一般職を中途採用することはありません。近年は一般職のスタッフをほとんど外注（派遣）でまかなっている企業も多いようです。

どうしても大企業を狙うのであれば、まずは派遣として就職し、本採用への登用の機会があえば、これを狙いましょう。

私の会社でも依然１００名程度がこのように正社員になりました。

【業務内容】

商社や貿易会社、船舶会社などで輸出又は輸入業務を行う仕事です。受発注から、通関手続き、倉庫手配、売掛買掛金の回収・支払いなどを行いますが、輸出、輸入で担当が分かれている場合がほとんどです。

輸出・輸入業務とも取引先の相手国により使用する言語は異なりますが、主に英語を使います。ただし、書類がパターン化されているので、使われる英語は極めて限られていることが多いようです。

【経験・必要なスキル】

語学力、貿易取引の流れの把握や用語の理解力、外国為替に関する知識が求められます。

輸出業務では実務経験が重視されますが、輸入業務では、語学力や事務経験、海外との取引を行う企業での勤務経験なども採用時のプラス要素となります。近年の円高傾向で、輸出業務の経験者のニーズは高く、安定的に幅広い企業から求人があります。

輸入業務の場合では未経験者の採用もあるようです。

通関士の資格は非常に高く評価されますが、そこまで高いスキルを求める求人はほとんどありません。1年程度でも貿易事務の経験があれば、採用は有利でしょう。英語力は、英検２級程度、TOEIC500点以上から募集があるようです。

【知っておきたいこと】

私は３年間の米国留学後、材木輸入会社の求人に応募したことがありますが、海外営業担当者より英語が出来るということではねられたことがあります。

特に輸入関連の中小の貿易会社では、海外営業担当者の英語レベル自体がそんなに高くないこともあり、あなたがもし留学経験者でＴＯＥIC７００以上の保持者であれば、サポート業務よりは、輸出関連の会社や、海外営業の道もあることを覚えておきましょう。

【業務内容】

空港、観光、宿泊など、人々の移動や滞在をサポートする業務で、旅行代理店、空港、航空会社、ホテルなどが就業先となります。

チケットの発券、接客、カウンターセールス、案内、添乗、渡航・入管手続き、企画等、旅行に関連した幅広い業務があります。

就業先やポジションによって担当業務とその範囲は異なります。空港のグランドスタッフが人気ですが、旅行業界や端末操作などの経験が問われることもあります。

【経験・必要なスキル】

旅行業の経験や旅行関連の知識、ヒアリングや会話を主とした英語の能力、PC操作の基本スキルは必須です。また接客技術や交渉力、臨機応変に対応できる判断力が問われる業務も多くあります。ステップアップに有利な資格としては、旅行業務取扱主任者資格やＴＯＥＩＣなどが一般的です。

【知っておきたいこと】

近年では、外資系の航空会社との競争激化や、近隣の国々での空港の２４時間ハブ化に伴って、空港関連のスタッフの派遣社員化・契約社員化が進んでいます。

様々なトラブルを効率的にこなしていく必要があることから、日々の達成感はありますが、慣れてくるとあまり変化がないと思うこともあるようです。

人に面倒をみることに充実感を感じるあなたにぴったりな仕事です。

【業務内容】

特許の出願から、知的財産契約、ライセンス契約、国際特許出願まで、特許に関わるさまざまな事務補助業務です。特許申請書類の作成や各種手続きが中心で、出願発送書類の手配、出願期限管理、明細書作成、申請書類作成など、高い専門性をもつ弁理士・特許技術者のサポートを行います。

【経験・必要なスキル】

就職先は特許事務所やメーカーのほか、商社、弁護士事務所などが一般的です。

法律系の資格保持者であれば、特許事務所やメーカーでのニーズがあります。

また、自動車や家電など技術的な部門での就業経験や、外国語のスキルを評価されるケースもあります。

【業務内容】

新聞、書籍、雑誌、広告、Webなどの分野で、それぞれの媒体に掲載する企画の立案から仕上がりまでを担当します。

一般的な編集業務には、企画立案、企画会議、スケジュール、取材対象者へのアポイント、ライターやカメラマンの手配、取材同行、原稿整理、デザイン発注、校正、入稿などがあります。

しかし業務範囲は各企業によって異なり、進行管理のみを担当するケースもあれば、自ら原稿を書いたり、撮影を行ったりすることもあります。

【経験・必要なスキル】

ほとんどの場合、業務経験が問われます。

特に、業界紙や専門誌では、扱う分野の業界知識、商品知識などが重視されるケースが多く、グラフィックデザインや印刷、Webに関する知識も求められることがあります。

スキルとしては企画力や表現力に加えて、スケジュールやスタッフの調整力、管理能力が必須です。

【業務内容】

来客応対をはじめ、電話取次、応接室・会議室の管理、湯茶接待などが主な業務となります。

受付は、企業を訪問したお客さまが最初に立ち寄る場所であり、その企業の第一印象を決める重要なセクションです。

しっかりとしたビジネスマナーはもちろん、突発的な事態にも冷静に、また臨機応変に対応できることも必要とされます。

また、外資系企業や外国人のお客さまが多い企業では、英会話スキルが求められます。代表電話の応対や、総務部の庶務事務が含まれる場合もあります。

【経験・必要なスキル】

企業の顔として、ビジネスマナーや接客術などが求められると同時に、窓口として、組織や業務内容の理解度、円滑なコミュニケーション能力なども問われます。語学系の資格や秘書技能検定も評価されます。

【知っておきたいこと】

近年では企業によっては受付業務を派遣業者に任せている会社も多くあります。

私の会社でもそうですが、今でもやはり大企業での受付担当者は容姿端麗でスラッとした女性がほとんどのようです。

【業務内容】

主に医療機関の事務業務と、歯科等での医療現場のサポートを行う医療関連補助業務があります。

医療事務では、病医院における患者受付、医療費の会計計算、データ入力、診療部門におけるクラーク、カルテの管理、保険請求事務といった業務となります。

【経験・必要なスキル】

資格がなくても就職できますが、医療事務技能検定や医療秘書技能検定などの資格を取得した場合は就職率も高いようです。

【業務内容】

営業事務は、営業部門のアシスタント業務として、一般的な事務に加え、商品の受注・発注業務、在庫や納期の管理、売上げ伝票作成、見積り・請求書作成や売掛金集計、スケジュール管理、など幅広い業務を担当します。

【経験・必要なスキル】

受発注業務、アシスタント業務ともスピーディな対応が求められるようになり、効率的に業務をこなす工夫やスキルが評価されます。

Word、Excelの操作経験は必須で、さらにPowerPointやAccessなどの経験が必要とされるケースがあります。

【業務内容】

企業活動や事業の状況と結果を数字にまとめることが経理の仕事です。

企業運営に重要な経理財務に関する事務全般を担当します。伝票の起票・分類から、記帳、入出金管理のほか、給与計算や年次決算処理などの会計処理まで行う場合もあります。

実務経験が重視される職種ですが、企業の方針や部門の大きさによって業務の幅は異なります。

【経験・必要なスキル】

資格としては簿記2級を挙げる企業が多く、日商簿記を重視する企業もあります。Excelでは入力だけでなく、基本的な関数やマクロを使いこなすスキルが必要となります。

会計ソフトや独自のアプリケーションを導入しているケースもあり、使用ソフトの経験値や計算機のブラインドタッチ必要です。

【業務内容】

企業の規模に限らずOA機器の操作を熟知している人材は必要となります。データの管理・処理、資料作成がメインとなりますが、企業によっては庶務的な業務を含むこともあります。データ入力のみならず、事務効率アップのために新規OAの導入等も担当する場合があります。

【経験・必要なスキル】

スキルとしては、Word、Excelの操作経験と基本的な技術は必須です。また、新たなソフトの検証や導入等、つねに進歩するシステム情報について自ら情報を得るように心がける（興味）が必須です。

【業務内容】

担当する上司のスケジュール管理や出張手配、社内外との連絡・調整、電話応対、電子メール管理、文書や資料の作成・管理、会議の準備など、さまざまなサポート業務を行います。

上司の国籍やポジションによって業務内容や求められるスキルは異なりますが、基本的なビジネスマナーの知識はもちろん、文書作成や通訳などで英語力を求められることも多く、外資系企業では必須となります。外国人上司の場合、文化、風習の教示や住居の手配など、プライベートでのサポートを必要とされることもあります。

【経験・必要なスキル】

Word、Excel、PowerPointの実務経験は必須です。業務経験が重視され、役員クラスは役員秘書の経験を、外国人は外国人秘書の経験を求める傾向にあります。特に、外国人の取締役クラスは、ＴＯＥＩＣなら８００点以上、外国人役員秘書の実務経験が必須で、3年〜5年の経験年数を問われるケースもあります。